Project Manager: Experiencias y trucos para gestionar proyectos web con éxito

En este nuevo vídeo que he subido a mi canal de Youtube te cuento algunas experiencias y trucos que como “project manager” (o responsable de proyectos de Internet) he ido acumulando a la hora de gestionar proyectos web desde cero a su lanzamiento en los últimos años.

Tanto estando en el lado de la empresa cliente que es quién contrata con el tercero la prestación de sus servicios profesionales para que le hagan un buen proyecto web, como en el lado de la agencia (prestador de servicios), lo fundamental es lograr mantener una adecuada comunicación a lo largo de todo el trayecto, para que así el trabajo llegue a su final de manera exitosa, cumpliendo los requisitos y estando todos contentos con lo que se ha logrado.

A continuación, estos son algunos de los consejos y trucos más importantes de los que hablo en el vídeo: ¡Pincha en el desplegable para leerlos!
  • Como empresa cliente valida la agencia proveedora de servicios que vas a contratar. Pide referencias, pregunta a sus clientes qué tal trabajan e intenta averiguar su grado de satisfacción con el servicio.
  • Como proveedor de servicios (agencia) criba las peticiones de presupuesto y solicitudes de información para trabajar solo con los clientes y proyectos que verdaderamente te parezcan interesantes en todos los sentidos. Económicamente y también profesionalmente porque vas a poder aportar valor.
  • Para el cliente, es muy importante definir al principio lo que se quiere que cumpla el proyecto web, es decir, antes de hablar con una agencia conviene saber lo mejor posible todos los requerimientos y funcionalidades que se le van a solicitar a la agencia que nos preste el servicio.
  • Para la agencia, si tenemos claro que el cliente es el adecuado, enviar presupuestos suficientemente esclarecedores que detallen lo que incluyen los servicios que se van a prestar y también lo que no se incluye. Y se deberá contratar a parte o hasta donde llega el servicio.
  • Para el cliente, si la agencia no es suficientemente explicativa a la hora pasar su propuesta de negocio en forma de presupuesto, exígele que lo haga, porque el presupuesto es lo que posteriormente te va a vincular a ellos y es lo que tendrán la obligación de cumplir. Por tanto, lo que esté en el presupuesto es lo que va a misa. Y como las palabras se las lleva el viento mejor que todo quede por escrito aunque sean de confianza y haya muy buen ambiente entre las partes. Además si se ha de firmar algún tipo de cláusula de penalización por retraso, protección de datos o confidencialidad ese es el momento.
  • Una vez aceptado el presupuesto, pagado la parte proporcional y puestos todos a la obra, es muy importante que la agencia haga un trabajo de recopilar toda la información suficiente de la empresa para luego agilizar los trámites y evitar retrasos a la hora del desarrollo.
  • Igualmente el cliente deberá tener su responsable de proyecto que canalice todo este trabajo y la comunicación con la agencia, es decir, en las dos partes tiene que haber responsables de llevar a cabo el trabajo y coordinar a sus compañeros, así como reunir toda la información precisa.
  • Para bien la experiencia de ambos responsables de proyecto tiene que permitir prever las posibles incidencias que pudieran surgir a futuro en la puesta en práctica del trabajo para minimizar errores o retrasos. Todo lo que se invierta ahora de tiempo en hacer las cosas bien, se ahorra con excedente después.
  • Definir un proyecto lo más detallado posible al inicio del proyecto con todo lo que va a incluir el la página web o tienda online. Este presupuesto nos servirá a los dos partes como guía a modo de “check list” de cosas por hacer que tenemos que ejecutar del presupuesto.
  • Documentar con la mayor precisión posible toda la definición de las necesidades que va a requerir la programación de la web para que el programador y diseñador puedan interpretarla correctamente. Esto implica un esfuerzo por parte del consultor en recoger toda la información posible del cliente y también del cliente en facilitarla y explicarla en los casos que resulte compleja.
  • El cliente no puede limitarse a olvidarse esperando que le hagan todo porque muy a menudo esto no funciona así, y si se da esta casuística el proyecto está destinado a fracasar porque durante el transcurso irán surgiendo dificultades o planteamientos para los que el cliente debe posicionarse y facilitar su punto de vista o conocimiento del negocio propio.
  • Para el cliente, es muy importante que agrupe las peticiones de mejoras, sugerencias de cambios o peticiones de correcciones de errores y las denomine mejor como incidencias, manteniendo siempre un tono coordial y positivo con su proveedor de servicios para evitar la generación de conflictos innecesarios que puedan repercutir en el proyecto. Es normal que existan problemas y haya que aplicar cambios, forma parte del proceso la diferencia radica en la forma de afrontar las problemáticas para darles solución.
  • Y es que el tono de la comunicación por email es muy importante… ya que al ser letras la interpretación de las mismas muchas veces suele estar condicionada por las circunstancias concretas del que las lee en cada momento. Por eso hay que imprimir siempre positividad, no recriminar que las cosas fallan o hay otra vez errores pues en ciertos proyectos tecnológicos que se comienzan desde cero es normal que surjan problemas. Por eso es más adecuado tratarlas como incidencias o percepciones para mejorar las cosas, no como si una de las partes estuviera haciendo las cosas mal, que puede darse el caso. Pero cuando un proyecto es largo si una de las partes es muy “acusadora” o usa un lenguaje grosero acaba molestando a la otra, que finalmente no trabaja con la misma motivación o desempeño en realizar adecuadamente una tarea profesional buscando la excelencia.
  • No todas las empresas proveedoras de servicios cuentan con un sistema de trabajo por tickets para la atención a los clientes, ni estos últimos saben utilizarlos, así que el email se convierte en la herramienta de trabajo habitual, es importante por tanto tratar de mantener una buen dinámica en cuanto a los correos electrónicos, manteniendo las conversaciones agrupadas en hilos comunes y no generando nuevos emails por cualquier cosa. Además los asuntos deberían ser representativos de lo que se está tratando para luego encontrar la información que se precisa de forma más fácil cuando surja cualquier cosa. Es decir, hay que tratar de agrupar los tickets o tareas que estén relacionadas con una misma temática todas en un mismo correo electrónico. (Aprovecho para recomendar el video curso de aprender a manejar gmail de forma productiva que subí a tutellus).
  • Cuando se envían los errores o las peticiones de mejoras hay que previamente probar con detalle todas las circunstancias que los han podido generar. Adjuntando capturas de pantalla o incluso grabaciones de vídeo de los mismos, detallar el dispositivo desde el que suceden también ayuda cuando se trata de proyectos web, ya que a veces los errores se dan en un navegador, pero no en otros, o en determinados dispositivos o formas de visualizar los contenidos. A veces el cliente dice existe un error y en realizad lo que ocurre es que no sabe cómo hacer funcionar algo.
  • Realizar recopilatorios con las tareas que hayan quedado pendientes todas en un mismo email o documento y enviarlo para que el equipo técnico pueda ver a nivel global todo lo que tienen que hacer. Desde mi punto de vista es muy importante saber todo lo que hay que hacer y elaborar recopilatorios de tareas donde se recojan todos los problemas o nuevas necesidades que hayan podido surgir para que las personas puedan organizarse, que cada pocos días o en el mismo días andar enviando emails sueltos de cada uno de ellos. Esto solo genera tensión, stress y malestar entre las partes.
  • Es muy positivo cuando se envía un email con la documentación dar un tiempo para que puedan leerlo las partes implicadas tranquilamente y dar predisposición a la otra parte para aclarar cualquier cosa que haya podido sembrar duda, no se entienda o requiera de más información / permisos para poderla ejecutar. Lo recomendable es que estas aclaraciones sean por un medio diferente al email, es decir, por teléfono, video a través de skype o reunión presencial, ya que suelen ser más esclarecedoras.

Espero que te gusten los trucos y experiencias que te cuento en el vídeo para liderar el desarrollo de proyectos web con éxito y sobre todo que te resulten de utilidad.

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