Los mejores trucos para aumentar tu productividad

Estos son una selección de los mejores trucos que utilizo para tratar de aumentar mi productividad personal y también en el trabajo.

Cuadrante Productividad

Planificación.

Es complicado tener una sensación de progreso profesional y productividad en el trabajo si constantemente se improvisa según van apareciendo nuevas incidencias o problemas.

Para que esto no suceda, es necesario tanto una planificación estratégica para el largo plazo acerca de dónde queremos llegar, como una organización mensual y otra diferente de gestión de tareas en el día a día.

Por tanto, lo más importante en esta materia es sentarse a reflexionar sobre qué queremos, qué es lo más prioritario y qué es lo que tenemos que hacer para lograr lo que se quiere.

Con esto claro, hay que pasar a hacerse un cuadrante de objetivos profesionales y personales (por separado), donde se pueden ver las cosas más/menos importantes y las más/menos urgentes.

Estaremos trabajando adecuadamente cuando en el día a día empecemos a profundizar sobre las tareas que están destinadas a atacar los objetivos que se encuentre en el cuadrante de importantes y no urgentes. Aunque para lograr esto, previamente tendremos que hacer un esfuerzo adicional, con la finalidad de despejar las tareas que sean urgentes e importantes, y en segundo lugar las urgentes/no importantes. Desplazando completamente para momentos futuros las tareas que no sean ni importantes, ni urgentes.

Agenda Productividad

Organización.

Para tomar acción y hacerlo con sentido a lo planificado, es necesario tener clara una mínima organización de nuestro tiempo en el día a día, y para lograrlo la mejor herramienta con la que puedes trabajar será una agenda. Los hay que las prefieren digitales, en mi caso soy más partidario de que incorpore calendarios como estos.

Si necesitas muchas para tu empresa las puedes comprar en cualquier imprenta barata pero si es sola una para uso personal, lo más sencillo es acercarse al centro comercial de turno.

En cuanto al formato de la agenda, a mí personalmente me gustan las agendas organizadas por semanas que tengan suficiente espacio por día para apuntar las cosas, ya que así me permiten ver mejor las tareas principales que tengo que afrontar. También valoro mucho el estilo en diseño de las mismas y que tengan huecos libres para realizar anotaciones más formales a lo largo de las misma como si fueran cuadernos de trabajo. Al principio, final de la misma y entre meses. Ya que es un cuaderno de notas perfecto en el sentido de que la tienes siempre cerca para consultar anotaciones importantes.

Practicar los buenos hábitos.

La forma en la que empezamos el día puede condicionar mucho los resultados que obtener a lo largo de este y nuestras sensaciones de productividad y objetivos cumplidos a su finalización. Por ello con ánimo de empezar el día siguiente con buen pie es importante la forma en la que decidimos que vamos a terminarlo.

Por ejemplo, una buena forma de terminarlo sería haciendo deporte por la tarde que nos deje una sensación de bienestar, a la vez que experimentamos el agotamiento muscular suficiente para que nos permita desconectar del día de trabajo y entrar con mejor predisposición en la cama por la noche. Hacer una cena ligera que nos permita recuperarnos del esfuerzo realizado, practicar alguna actividad de entretenimiento como estudio o lectura, que no implique estar conectados a dispositivos electrónicos ni tampoco un stress por tener que finalizarla en un tiempo concreto, y finalmente tomar algún tipo de bebida caliente como una infusión de tila o “bien dormir” para acostarse en un estado de calma profunda. Siguiendo estas recomendaciones veremos cómo a la mañana siguiente probablemente nos despertemos con mejores sensaciones.

Además si una hora antes de acostarnos hicimos un repaso a las tareas que tendremos que hacer al día siguiente, junto con un breve trabajo de prepararnos las cosas que necesitaremos la mañana siguiente (mochila del gimnasio, ropa de trabajo, desayuno que tomaremos, la comida/cena del día siguiente…)seguro que lograremos empezar el día a buen ritmo.

Concentracion Trabajo Productividad

Foco.

Aunque pensamos que somos multitarea y que podamos realizar varias acciones de forma simultánea, este concepto dista bastante de la realidad cuando hablamos de conseguir buenos resultados en el trabajo de manera sostenida en el tiempo.

Una cosa puede ser tener que improvisar en un momento dado (en el que hay un pico de trabajo) y otra muy diferente querer hacer progresar un proyecto personal o profesional (donde hay que ser metódicos y constantes) si queremos  lograr conseguir nuestras aspiraciones y hacerlo con la calidad adecuada.

Por tanto, la única manera de conseguir grandes retos a medio y largo plazo es mantenerse focalizados en completar primero una tarea, para luego pasar a la siguiente, y así constantemente. Además la sensación de ir dando por completadas las tareas, refuerza la sensación de productividad y bienestar, que implica verse progresar al terminar correctamente un trabajo.

Lo que si es recomendable hacer para mejorar la productividad es intercalar, tareas complejas y/o largas, con tareas más breves/sencillas a lo largo de la jornada, pero ojo, a ser posible todas deberían ser importantes dentro de la planificación y la organización que antes habíamos comentado.

Otro truco muy importante para logar mejorar nuestra sensación de productividad en el trabajo es dividir la tareas más complejas en pequeños subtareas, que hacen de punto de control, y nos permiten autoreafirmanos como que vamos en la dirección adecuada y ya hemos completado una parte importante del trabajo marcado para ese día.

Además si tenemos la tarea “controlada”, porque ya la hemos realizado en anteriores ocasiones…, si nos vamos observando durante su ejecución el tiempo en las que la completamos, podremos irnos auto evaluando acerca de nuestro desempeño.

Concentración.

Y finalmente para que todo esto funcione, dentro de un engranaje perfecto de producción, necesitaremos poder concentrarnos en nuestro trabajo. Es decir, necesitamos crear un ambiente de trabajo que anime a trabajar, que reduzca al mínimo posible las interrupciones inoportunas y por nuestra parte disminuir el número de cosas que tenemos a nuestro alcance y que pueden facilmente despistarnos.

Por ejemplo, algo recomendable en un entorno de trabajo sería: desactivar las notificaciones de ciertos grupos de wasap, reducir la exposición a llamadas telefónicas, evitar conectarnos a redes sociales, reducir el número de veces que consultamos el email a diario… y cuando tenemos que ser nosotros los que nos decidimos a interactuar con los demás: hacerlo de forma organizada en un determinado bloque de tiempo, con la finalidad de tratar de atacar todas estas tareas una tras otra: consultar y escribir emails, realizar las llamadas oportunas, revisar las redes sociales, compartir cierta información, tomarnos un descanso para tomar el café y hablar con los compañeros para desconectar un poco…

Es decir, la creación de grandes bloques de trabajo y otros de desconexión, en los que agrupamos las tareas, nos ayuda a maximizar nuestra concentración en la tarea en la que decidimos focalizarnos para conseguir mejores resultados.

Conclusión:

Aplicar todas recomendaciones, es una cuestión de voluntad propia y sobre todo de motivación personal por mejorar a diario nuestra productividad (tanto en lo personal como en lo profesional) con la idea de aprovechar nuestros días y no tener la sensación de estar perdiendo el tiempo o haber estado calentado la silla (sin hacer nada realmente provechoso o satisfactorio).

Planíficate, organízate, practica la creación de buenos hábitos, focalízate en una sola tarea simultánea y concéntrate durante su ejecución para hacerla lo mejor posible. ¡En tus manos queda aprovechar estos trucos! Y recuerda: ¡No empieces la casa por el tejado!

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